Статус: прововая помощь

Действующим законодательством предусмотрено, что основным документом о трудовой деятельности работника является трудовая книжка.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации (далее - предприятие) всех форм собственности или у физического лица свыше пяти дней, в том числе лиц, являющихся совладельцами (собственниками) предприятий, крестьянских (фермерских ) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

Следует заметить, что при устройстве на работу работники обязаны оказывать трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

Вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранением, изготовлением, поставкой и учетом, регулируются, в частности, Кодексом законов о труде Украины, постановлением Кабинета Министров Украины от 27 апреля 1993 N 301 "О трудовых книжках работников", Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 N 58, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 17 августа 1993 за N 110.

Так, заполнение трудовой книжки впервые производится уполномоченным им органом не позднее недельного срока со дня приема на работу.

При этом, при выписке трудовой книжки, или вкладыша в нее, или дубликата трудовой книжки собственник или уполномоченный им орган взимает с работника сумму ее стоимости. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

Стоит отметить, что трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными) аккуратно, ручкой шариковой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цвета, и заверяются печатью запись об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях.

Кроме того, записи в трудовой книжке при увольнении или переводе на другую работу должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

С каждой записью, заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении, собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке, в которой должно повторяться соответствующая запись из трудовой книжки ( вкладыша).

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях и т.д., исправление выполняется собственником или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. Собственник или уполномоченный им орган по новому месту работы обязан оказать работнику в этом необходимую помощь.

Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующая запись делается правопреемником и заверяется печатью, а в случае его отсутствия - вышестоящей организацией, которой было подчинено предприятие, а в случае его отсутствия - облархивом, госархивом г. Киева, госархивом г. Севастополя и госархивом при Совете Министров Крыма.

Необходимо отметить, что исправленные сведения о работе, о переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе производится на основе других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

При этом, показания свидетелей не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей.

Следует отметить, что в трудовую книжку вносятся такие сведения, как:

сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения;

сведения о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении;

сведения о награждениях и поощрениях: о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украине, поощрение за успехи в работе и другие поощрения в соответствии с действующим законодательством Украины;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи вознаграждения.

Взыскания в трудовую книжку не заносятся.

Стоит отметить, что сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчества и даты рождения выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имя отчество и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

О внесении сведений о работе следует отметить, что записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в "Классификаторе профессий".

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, запись в трудовой книжке делается на основании приказа, выданного по результатам аттестации рабочих мест, и должен отвечать наименованию Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение .

Показатели, указанные в этих Списках, обязательно должны быть подтверждены в карте оценки условий труда рабочего места по результатам аттестации и могут записываться в скобках.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд, тогда об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Работа по совместительству, оформленной в установленном порядке, в трудовой книжке указывается отдельной строкой. Запись сведений о работе по совместительству производится по желанию работника собственником или уполномоченным им органом.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Также стоит отметить, что в трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи как:

о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

о времени обучения в профессионально-технических и других учреждениях в учебно-курсовых комбинатах, по переквалификации и т.д.);

о времени обучения в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре, кроме случаев, когда для студентов, слушателей курсов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений;

о работе как членов колхоза - в том случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников;

о времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе, в том числе за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению);

безработным лицам о периоде получения пособия по безработице заносится в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения.

Что касается ведения трудовых книжек граждан, работающих по трудовым договорам в иностранных представительствах, в иностранных корреспондентов, сотрудников международных организаций и других приравненных к ним иностранцев на территории Украины следует отметить, что трудовые книжки таких граждан сохраняются: в Киеве - в Генеральной дирекции Киевского городского совета по обслуживанию иностранных представительств, в Автономной Республике Крым - в филиале Генеральной дирекции Киевского городского совета по обслуживанию иностранных представительств г. Ялты, в областях - в управлениях внешних отношений и внешнеэкономической деятельности облгосадминистраций или предприятиях, определенных областными государственными администрациями, в г. Севастополе - в городской государственной администрации.

Эти организации делают отметки в трудовых книжках о приеме на работу и об увольнении с работы в соответствии с трудовых договоров и справок нанимателей. При приеме на работу делается запись: "Принят на должность _______ (наименование представительства компании) в Украине" и при увольнении делается запись: "Уволен с работы __________________________________________" (причина увольнения) со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украины.

Запись, сделанная в трудовой книжке иностранными представительствами, иностранными корреспондентами, сотрудниками международных организаций и другими приравненных к ним иностранцами на территории Украины, является недействительным.

Что касается ведения трудовых книжек работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и др.), следует отметить, что трудовые книжки упомянутых сотрудников хранятся непосредственно у работников.

Физические лица - субъекты предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физические лица, использующие наемный труд, связанный с предоставлением услуг делают записи в трудовые книжки работников о принятии на работу и увольнения с работы в соответствии с заключенными с работниками письменных трудовых договоров, зарегистрированных в установленном порядке в государственной службе занятости.

Внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и удостоверяются его печатью.

О внесении в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях следует отметить, что в трудовые книжки работников в раздел "Сведения о награждениях" вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украине; в раздел "Сведения о поощрениях" вносятся сведения о поощрениях за успехи в труда. В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы, или выплата которых носит регулярный характер.

Необходимо отметить, что в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью "Выдан вкладыш" и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп и указывается серия и номер вкладыша.

В случае необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник.

Следует отметить, что в случае, когда гражданин потерял трудовую книжку (вкладыш к ней), он обязан немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения - в иные сроки собственник или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, разорвана, загрязнена и т.д.), то собственник или уполномоченный им орган по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При устройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Также стоит заметить, что если трудовой книжки работника предприятием по причинам стихийного бедствия или по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

По заполнению трудовой книжки при увольнении, а также относительно выдачи трудовой книжки при увольнении целесообразно отметить, что в случае увольнения работника все записи о работе и награды, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Днем увольнения считается последний день работы.

Целесообразно отметить, что согласно действующему законодательству собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Стоит отметить, что если работник отсутствовал на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

При этом, пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

Вместе с этим следует отметить, что на предприятии ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек, а именно, книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.